Kluczem do efektywnego zarządzania jest organizacja pracy. Z taką myślą został stworzony system do RODO iGDPR. Jedną z głównych jego cech jest duża możliwość parametryzacji stosownie do potrzeb użytkownika. Bez wątpienia istotnym elementem parametryzacji jest możliwość tworzenia wzorców w systemie do RODO.
Miejscem, w którym można dostosować system do swoich potrzeb jest moduł Konfiguracja, do którego w prosty sposób można dostać się klikając na lewej zakładce. Moduł Konfiguracja podzielono na cztery sekcje, które kolejno umożliwiają:
- konfigurację systemu
- zarządzanie danymi
- parametryzację słowników
- definiowanie i modyfikowanie wzorców w systemie do RODO
Bezsprzecznie kluczowymi do sprawnego codziennego zarządzania RODO są dwa ostatnie obszary, a więc zarządzanie słownikami, szablonami i wzorcami.
Ocena ryzyka
Instrumenty oceny wpływu na prywatność (ang. PIA) i oceny skutków dla ochrony danych (ang. DPIA) odnoszą się do obowiązku przeprowadzenia przez administratora oceny skutków i jej udokumentowania przed rozpoczęciem zamierzonego przetwarzania danych.
Z kolei zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes. Jest to elastyczna podstawa prawna do gromadzenia danych osobowych, dlatego wymaga przeprowadzenia oceny prawnie uzasadnionego interesu (ang. LIA, legitimate interests assessment). Zgodnie z obowiązkiem rozliczalności, który określono w art. 5 ust. 2 i art. 24 RODO, ocenę prawnie uzasadnionego interesu (LIA) należy udokumentować. W obszarze zarządzane ryzykiem system umożliwia tworzenie pytań oraz łączenie ich w zestawy dla oceny wpływu na prywatność (PIA), oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz dla testów ważenia prawnie uzasadnionego interesu (LIA). W tym celu należy wybrać na odpowiednim kafelku opcję Pytania lub Zestawy pytań by w ten sposób przejść do wzorców i słowników i do tworzenia najbardziej właściwych kryteriów oceny obszarów ryzyka.
Słowniki w systemie dla RODO
Specyfika prowadzonej działalności może wymagać zmodyfikowania katalogów kategorii danych osobowych, podmiotów danych czy też podstaw przetwarzania danych. Bezsprzecznie poszerzone i dostosowane katalogi wpływają na lepszy opis czynności przetwarzania, dlatego ma to wpływ na minimalizację ryzyka. Aby zmodyfikować wybrane dane wystarczy wybrać właściwy obszar w sekcji Słowniki i uzupełnić treść.
Polityka retencji danych osobowych określa zasady dotyczące przechowywania danych w organizacji. Dlatego jest ważne, aby dane przechowywane były tylko tak długo, jak jest to potrzebne. Zasady dotyczące retencji danych wynikają z art. 5, 13, 17 i 30 RODO. W sekcji Słowniki możesz tworzyć, opisywać i zarządzać metodami usuwania danych osobowych.
Wzorce
System umożliwia tworzenie i zarządzanie wzorcami i szablonami klauzul informacyjnych, upoważnień do przetwarzania danych oraz wzorów dokumentów, w tym w szczególności komunikatów mailowych wysyłanych w ramach realizacji procesu żądań podmiotów danych.
By dowiedzieć się więcej na temat modułu Konfiguracja oraz innych obszarów zapraszamy do rejestracji i udziału w bezpłatnych webinarach, na których omawiane są różne funkcjonalności systemu iGDPR.
